ワンオペで行こう!〜大量の郵便物の賢い出し方
こんにちは😃きょうも暑かったですネ。
▲私の事務屋道具。
お施餓鬼やかわらばんを発送していると、あまりに整い過ぎているせいなのか、「業者とか他に誰か頼んでいるの?」と尋ねられることがあります。こたえはもちろんぜーんぶワンオペです。では久しぶりに「ワンオペで行こう！」をやりましょう。まずはウオーミングアップ!
のりは最後まで
ひっくり返して、絞って使いましょう！
こういう行ないが大事! ケチじゃなくて、最後まで使う精神を鍛えるべし。マヨネーズ、ケチャップ、ムヒ等も同様です。
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昨日までにお施餓鬼のご案内を発送しました。人さんによっては、「郵送費がかかるから〜」といってA4を三つ折して入れる封筒を使うのですが、どうげん的にはNG🙅♂️。私が折込むのが面倒なのと、お客様側で考えると、折ったものをわざわざ開いて見ようなんて思ってくれないからです。
▲今回の中味は、お施餓鬼の実施方法と申込方法を書いたA4ペラが2枚、建長寺さんからの冊子『巨福』、お客様の名前や金額等がプレ印字された郵便振替用紙。これらをクリアファイルに入れて封入していきます。クリアファイルがあるのは、見た目がきれいなこともありますが、急な雨降りがあったとしても、濡れるのを防ぐためです。
封入を終えたら、郵便局に行きます。どうげんの場合、ここで、とある順番が発生します。
①郵便物は10通ずつ輪ゴムで止め、全枚数を把握しておくこと。
②まず1通を窓口に持ち込み、重さをはかってもらって郵送費を出し、枚数分の切手を購入します。シール切手だと貼りやすいのですが、140円切手にはシール切手が無いので、ちぎってスポンジで水をつけて貼ることになります。
さてと⋯
ここで窓口の局員さんから、
「伝票で一括のほうがいいですよ^_^」
とお薦めされるかも知れません。ホントに伝票一括でいいんですか？
伝票に、差出人である当方の連絡先、枚数を記入しお金を払ったあと、料金別納のスタンプを渡され、あとはセルフで〜とやられてしまうことがあるのです。局によってはスタンプ押しもやってくれることもありますが、あらかたセルフしごとが待っています。時すでに遅し！
「あら?あなた別納でいいって言ったじゃない。だからセルフよ〜」となってしまうんです。
コレだけじゃないんです。あとになって枚数が違っていたからと、郵便局から呼び出しを喰らうことがあるのです。だから、敢えて、枚数分の切手を購入して、局で場所を借りて貼るのです。貼ったものを順次、窓口に出せば、局員さんが再度、重さに過不足がないか見てくれますし、切手の貼り忘れや剥がれも発見できるのです。コレが大事で、郵送されたあと一円でも不足があると「遅れませんでした」とラベルがついて返送されてしまうんです。この送り直しも面倒なもの。
だから①②の順番で行け！ってことなんですネ。
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じつは昨日、1通だけ140円に収まらない封筒がありました。
確かに紙ペラ1枚多いのですが、紙ペラ1枚だしそんな馬鹿なと思い、再度、計量しますが結果はオーバー。持ち帰って原因追求と対策を考えます。
普通郵便の100gまでが140円。その次は210円と70円もアップします。原因は紙1枚多かったこと。この方の分だけ、メッセージが別にあるので1枚多いのが、災いしていたのです。
コロナ禍であっても、仏事やおてらのことをわかっていただくべく、かわらばんをほぼ隔月で出しており、せめて今回のお施餓鬼分も全員140円で行かせたいところ。
江戸で見たUNU(国連大学)の前の看板にもあったじゃないか〜。
No one will be left behind. 誰も取りこぼさないと。。。。。
じゃあどうする？
②枚目と③枚目をニコイチにします。1枚にしちゃえばいい。
「セこっ！オマエそこまで⋯って」
「たった1通だべえ。出しちゃえよ。いいじゃんよ、そんくらい。ケチ。」
いやいや それぐらいは 事務屋の範疇。
だって、このアイデアが次回以降、生きますヤン。
▲コレで解決。いままでに起こらなかった現象なのでいい勉強になりました。コロナ禍で経済がキュウキュウしていたゆえに考えた結果でした。なんともありがたいアイデアではありませんか。紙が少ないほうがスッキリしてお客様への印象も良くなります。
冊子がそこそこ重いので、数ミリグラムの攻防戦になったようです。
毎年のお施餓鬼案内。コロナ禍になる前までは、他にも文書があったのですが、毎月のようにかわらばんが行っているので「いいかなぁ」と思って、スッキリさせてみました。あれもコレもだと余計に見なくなるんです。ご商売でお客様に発送することの多い社長さん方へのご参考になれば幸いです。
伝わることってじつは難しい。不立文字とはよく言ったものです。
物事はこころを以ってはじめて伝わります。〜どうげん
