秘書バイマイセルフ〜ワンオペシリーズ④

予報どおり11月の気候になりました。寒くなってきて、しごとが少ないと、お財布の加減もあってよけいに寒く感じませんか？というわけで、きょうのテーマは秘書はバイバイ。バイマイセルフです。

いまは便利なモノがあります。

電話は携帯へジカ電！

固定電話から携帯に転送させるか、お客様へ携帯の番号をお知らせしておいて、いつでも連絡が取れるようにしておけば、おてらに電話番は要りません。

▲隔月発行のかわらばん。「ご用の時は、深夜・早朝・日中問わずいつでも携帯に電話していいからネ。」「会議とか運転中とか電車の中は、あとから掛けるから待っててネ。」を常に告知しています。

なぜか？

混み入った内容になると、うまく伝言ゲームができなくなるからです。大事な用件で掛けてくる方がほとんどです。が、電話の向こうが住職でないとばかりに、それ以外の関係ないことや、ちょっとこたえに窮するようなことを電話番に言ってきたりすると、かえって面倒なのであいだに人を置かないようにしています。

わからない人間が不慣れなことにかかわれば、時に感情的になりますし、お客様にも不快な思いをさせてしまうことでしょう。正しい理解に戻すまでに、結局、私の手間が増えるからです。

そうなったとしても、ひとさんにお願いした時間は、お金が掛かってしまうのってヘンですよね。こう、情報の行き来が高速になってくると「時間居てたらお金になる」は、いまの時代にあっていないと思うのです。

予定管理はiPadのカレンダー

▲用件は全てカレンダーに入力します。予定を組んだ日にちの部分を写メして、お客様にも控えを渡し、お互いに共有します。最初から口約束にしないんです。「帰る」と言ったら待たせます。「どうしても時間がない！」「急ぐ！」と言ったら追っかけ郵送します。

用件は全て紙で渡す

広済寺では、全部、マニュフェストで進めます。仏事のことは「電話で言っといたよなあ」だけではダメでして、あらかじめ郵送しておいた文書も必ず、お持ちいただいた上で打合せとなります。厳しいかなあ？民間ならふつうでしょ！

廊下には

▲こんなんがあって⋯

▲直近の予定

この引出しには、未来の時系列に、行事のファイルがあります。

きょうは、来月個別の法事を予定しているお檀家さんの塔婆受けがありました。ファイルを開ければ、「2年前に日にちだけ確約して、詳細はひと月前におてらで決める」とありますから、「あっ。こういう話でしたね」と記録どおりに進めればいいのです。

明日は海老名の霊園さん。9時出発の10時からお経です。

そんなことも全部、ここに入っています。

iPadのカレンダーはWiFi の受信の不具合やバグで、たまに正確に全てが表示されないこともありますから、この引出しにあるファイルと照合し確認することもあります。

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▲返信待ち

きょうは支所長さんに正月施物の先行お願いの文書を作りました。ファイルに入れてこちらに保管します。例えば、ご朱印帳にらくがきを描いて送って送金待ち、お彼岸に来られないから塔婆代の送金待ちなど、郵送したものの回答待ちの部類です。

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いまこそワンオペを！

「猫の手も借りたい」と言ったところで、何にも進みません。

いまは携帯電話、PC、iPadがあります。20年前。携帯はまだまだ出たてで、ワープロ専用機がまだまだ健在でした。キカイは日々もの凄い進化をしています。文書も動画もパンフレットも内製化が可能です。部分的ではありますが、印刷屋やテレビ局は、もういらないかもしれません。どれもネットに載せれば世界中に送ることができます。文明の利器はありがたく使わせていただきましょう。

せっかくいいモノがあるのに、スマホやiPadで、ゲームとネットは夢中でやっていても、相変わらず鞄持ちや電話番の秘書がわりを別に置くだなんて。。。。。お金と時間がもったいないと思いませんか？

地方に行けば電車は2両であっても、出入口をひとつにして、運賃箱をつけてワンマンですし、都内でもホームドアがあるという理由で丸ノ内線はワンマンです。山手線や京浜東北線でも今後は自動運転とかワンマンを目指しているようです。コロナ禍でおしごと激減です。身近なところから、ワンオペで人件費ゼロをやりましょう。

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事務的かな?  ちょっと冷たいかな？

いいえ。

いい意味であったかく、ドライだと思います。

確実を求めるのが　私のやり方。〜どうげん