総会準備〜資料作成、集計、当日までのながれ

ブログで取り上げた「総会資料の作り方」は時期的にも、みなさんが大変、関心があるようなので、たくさんアクセスをいただきました。きょうは、どうげん流の事務のながれをご紹介します。

★総会の日時の決定〜コアメンバーさんと早い時期に協議し、日取りを5月初旬に設定。1月後半〜2月初旬には日時と場所を決め、会場を予約します。
★3月初旬にあんない状の作成準備に入ります。作成の際には、場所と日時に間違いがないか、予約した会場に、確実に予約が入っているかを確認します。書類が流れてしまってから、なんらかの手違いで予約がされていない最悪の事態を想定しているためです。
★3月中旬にあんない状の作成と発送。期末になると、入退会のうごきも出てきますので、名簿の組換えなど、付随していろんな作業が出てきます。はやめの仕掛けが肝心です。
★初期レス待ち〜たまってきたら集中して、出席、欠席を集計していきます。
★総会当日に配布する資料を作成します。私の場合は、エクセルのファイルを活用しています。シートに、かがみ、事業報告（年間活動ログ）、決算、事業予定、事業計画、予算、会長所信表明が網羅されています。各シートを担当の局長さんあてに、メールで渡し、昨年のものに加筆・訂正し、シートを組んでいきます。
★総会直前の会議で、総会資料の全体検査を行います。
★最終レス待ち〜出欠を集計し、定足数の確認と懇親会の参加名簿を作成します。懇親会の出席データをもとに、席次札を作成します。今回はフレンチ。テーブルは横に２つです。これは上座、下座がある程度決まるので、ラクなパターン。中華の場合、円卓の数と坐れる人数と参加する方々がまったく初めて同士にならないようにするので、席次には結構、神経を使います。データをきちんと固めることが、混乱を防ぐ決め手ですね。「参加するかわかんないけど、テキト〜にやっておいて〜」というあいまいな受けは絶対にしないことです。出欠はすべて書面で！

今月は連日こんな作業をしています。4か月前には場所取り。2か月前には発送。これくらいの段取りにしないと当日、人を集めるのは困難です。県仏青の場合、実働は全体の2割。仏教会としては、うまく機能していると思います。

総会時期です。がんばってくださいね。　　　どうげん