新お坊さんの智恵袋

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封筒へのつめこみはひとりでじゅうぶん

 年度末で総会が続く頃です。伊勢原市仏教会は先日終わり、こんどは神奈川県仏教青年会となります。総会の日程を組み、会場を予約。各担当の局長さんには、総会資料のページをxlsで渡します。これも例年のひな形をもとに今回のものを作成していただきます。会員さんへは例年のひな形をもとに案内をつくります。
 発送先の件数は200。いまは封筒の裏にタックシールがあるものを使っています。これがあることで封緘のテマは格段に違ってきます。封筒に詰め込むものは、たくさんあります。
 でも基本的にひとりでやります。なぜか?
 封筒へのつめこみは単純作業だからです。要領を得ない方に任せると「あそび」がはじまってしまいます。じぶんなりのやり方でやってしまうからです。でも、こちらのやり方を頼むのも気が引けるものです。ついつい、お菓子とおしゃべりでお昼をはさんで一日かかってやっと終わり。、。、ということが多いようです。
 入れるべき書類が抜けてしまったり、あとになってトラブルになります。じぶんでやれば、書類の作成からやっているので、数が合わない、整合性がないことは、はやめに発見できます。
 写真のようにテーブルに、挿入方向に合わせます。タックシールのかすも捨てられるようにゴミ箱もセットします。あとはキカイのように流れ作業です。
100部でだいたい1時間でできました。ちょっとしたミスはじぶんでやっていれば必ず気付きます。データを把握しているので、あとからフォローすれば大丈夫です。
 「人数が多ければはかどる」といいます。でも、実はそうでもないことを事務しごとは教えてくれています。
 どうげん