新お坊さんの智恵袋

どうげんが毎日発信〜きょうの広済寺・住職の予定・坐禅会と写経会情報をいちはやく!

どうげん流〜総会資料の作り方

2017.2.18 付記
当時の内容ものですが、アクセスが多いページです。予定管理については、現在では、iPadのカレンダーで行なっています。過去のものゆえ。お含み置きの上、ご高覧いただけたら幸甚に存じます。 どうげん

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★このトピックは反響が多いので、こちらに内容を集約しています。http://dohgen.hatenablog.com/合わせてご覧いただければ幸いです。
 
もうすぐ市の仏教会は総会です。きょうの午後は、集中して総会資料の統合を行いました。いろんな方から引継ぎますが、どなたもワードで作ってあります。フォルダのなかのを順次出せばいいのでしょうが、ばらばらです。年度が相当昔のものが入っていたり、データの名前もバラバラ。しかもワードは文書がどんどん下に流れますから、発掘作業のよう。わ〜気持ち悪いですね〜。
 ハンドアウトされたとき前年のデータのままだったり、混乱がけっこうありますね。要は整理ができていないからです。しかも総会資料は一部が10枚前後になります。原本を印刷して、これを揃えるだけでも大変な作業なのです。
 ならば、急がば回れ〜!
手間はかかりますが、全部エクセルにしてしまいましょう。ワードデータをエクセルに全部変えてしまうのです。手打ちですが・・・・でもこれをやってしまえば、ラクラク!シートが自在に増やせます。増やしたシートに打ち込んでいくのです。そのためには各シートがきちんと1枚ずつ印刷できるように、セルや噴出しのはみ出しを発見していきます。最後に「すべてのページを印刷」でしごとは完了!

 いろんな事務局をやっていると、会則の把握は大事だと思います。「とても覚えられない〜」ですけど、タイピングするのがいいみたいです。見ながら、声に出して読み上げながらタイプしていくのです。逐一、覚える必要はありませんが、「ああ、そのことなら、何条あたりにあったなぁ」くらいは充分、把握できるようになります。

 事務局さんは内閣でいえば官房長官。むかしの老舗さんでいえば番頭さんではないでしょうか。大将の女房役でありながら、かつ全体を、大将以上に掌握してはじめてつとまるからです。OUTLOOKで日頃の予定管理、エクセルで文書作成がこなせれば、ほぼメドがつくと考えています。

どうげん