新お坊さんの智恵袋

どうげんが毎日発信〜きょうの広済寺・住職の予定情報をいちはやく!

エクセルで総会あんない〜往復はがき職人

 2017.2.18付記
いつもご覧いただきありがとうございございます。アクセスが非常に多いトピックです。以下の内容は、過去のものです。次の点にご留意されるようご提案させていただきます。
(1)複合機の場合、エクセルデータだと印刷設定が面倒になるため、現在ではワードのはがきへ切り替えております。
(2)エクセルで吹き出しを使った場合、画面上では枠に入っていても、印刷するとズレたり、文字が欠落することがあります。印刷してからの調整が必要です。
お含み置きの上、ご高覧くださいますようお願い致します。
★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★
このトピックには最新版があります。こちらもどうぞ→http://d.hatena.ne.jp/dohgen/20120322
総会や幹事のうごきに関心のある方はこちらも参考にしてみてください。→http://dohgen.hatenablog.com/entry/2013/01/20/152754


久しぶりの「往復はがき職人」コーナーです。今回は総会のあんないです。アレンジして職場や自治会で使ってみてください。


▼データはこちらから〜
110107xls 往復はがき版・総会あんない緑面.xls 直
110107xls 往復はがき版・総会あんない青面.xls 直

 現在、伊勢原市仏教会と神奈川県仏教青年会との事務局長をやっています。うかうかしていると、相当なしごと量になってきます。そこで発送から集計、当日の準備までの全体の流れを考えます。すると結構、無駄なうごきが見えてきます。しごとはなるべくカンタンにしています。
 総会のあんないは、A4で文書をつくり、はがきを同封して返信を請うのが一般的。でもこれでは、封緘する作業が増えます。みなさんのお宅には、毎日いろいろな郵便が届きます。封筒だとなかなか開封してもらえないのです。はがきなら届けば一目瞭然!出欠のレスもおのずと速くなります。
 返信の期日は、金曜日にしています。金曜日に投函していただくようにすれば、ポストから郵便局内を回って、遅くとも月曜日までには返信されるからです。
 往信面には会場までの地図を載せました。これがあると、「おう〜きょうの場所はどこだっけ〜」なんていう、直前にありがちな、つまらない問合せも少なくできるのです。
 ひな形をつくるまでちょっと大変かもしれませんが、つくってしまえばこっちのもの〜。はがきの両面に印刷→宛名ラベルを貼る→おしまいです。はがきだと、字数が制限されます。無駄な情報を省くことになり、俳句とか4コマまんがを考えているような、ちょっとした頭の体操にもなります。短いほうがよく伝わるのです。

「はがきならふつうWORDとか筆まめとかでしょう?」いやいや、エクセルでのほうが「ふきだし」や図形に文章を入れられます。「矢印・記号」や画像も使えて、縦も横も自在なのです。画像は書式設定で少し濃い目にすると、はがきにきれいに印刷されます。
 印刷するときはA4設定のまま、媒体のみはがきにすればいいのです。どうぞお試しください。