新お坊さんの智恵袋

どうげんが毎日発信〜きょうの広済寺・住職の予定・坐禅会と写経会情報をいちはやく!

幹事さんの虎の巻

研修会、旅行会、登山会、懇親会、総会、役員会・・・・幹事役は、単発も含め、100回以上はやっていると思います。なかなか、筋書き通りに行かなくて、悩んでしまうことも多い幹事さん役。でも、ポイントは2つ。お金きっちり。連絡きっちり。先手先手でいきましょう。一旦、失敗してしまうと「あいつ、使えない〜」とレッテルを貼られます。サクサクとやりましょう。

1.日程の調整・・・みんな忙しいから、行き先、場所は、上役の方々と早めに決めてしまいます。
2.連絡・・・往復はがきで。エクセルでつくります。ホテルのホームページがあれば、イメージ写真を画像保存し、使っています。エクセルに画像を取り込むとき、ちょっと画像を濃い目に設定しておくと、さらにプロっぽくなります。地図を載せれば、場所もはっきりしますね。


ダウンロード→100609xls はてな:往復はがき版・懇親会あんない.xls 直

3.データベースをつくります。

ダウンロード→100609はてな: 幹事虎の巻 データベース.xls 直
行事ごとのきほんがデータベース。往復はがきが返ってきたら、出欠を集計します。

ダウンロード→100609はてな: 幹事虎の巻 出席リスト.xls 直
締め切りが近づいたら、出席リストをつくります。宿泊先への人数の連絡はこれで!
4.集計がすんだら、出席の方には「事前連絡」を送付します。

ダウンロード→100609はてな: 幹事虎の巻 事前通知.xls 直

 事務局をやっていると、行事の直前になって、問合せが殺到してしまいます。急用が出来て、キャンセルの連絡はやむをえないのですが、どうでもいい雑用が出てきます。
たとえば、
「俺、申し込んでたっけ?」
「場所、どこだっけ?」
「そんなはなし聞いていない」
という、本人の自覚のゆるさからくる雑用。
「参加できなくなっちゃったけど、○○さんに御祝金だけは渡しておくよ」
といった変更。
このときの混乱を防ぐために、
往復はがきで全員に周知すること。
出席の方に「事前連絡」と「出席者リスト」を送ること。
この2段階を踏むのです。「出席者リスト」は今回の行事で、ちょっとした連絡ごとを、事務局を通さず、参加者同士で直接やってもらうためなのです。

5.会長さん、財務さんなどコアで動いている方には、当日のしごとのフローをつくっておきます。「事前連絡」のタイトル部分以外は、グレーにして、「ふきだし」でお願いしたいことを書いていきます。

100609はてな: 幹事虎の巻 事務方資料.xls 直

 幹事役が責められるのは、みなさんの要求を満たしていないときです。
「コースと違う」
「頼んでいたものが出てこない」
「給仕が遅い」
「こんなところを予約した幹事が悪い」
・・・
ケースバイケースですが、同行する方との相性が明らかにあわないときは、わざと失敗をして、「使えない奴」になることも必要だと思います。
 わたくしの経験だけなのかもしれませんが、地方都市での懇親となる場合、東京や横浜のような大都会での迅速さ、サービスを期待することが無理だと感じています。その土地のゆったりとした流れがありますから。
 幹事役を受けるときは、ふだんからのおつきあいが大切です。その人が好きな食べ物、お酒、たばこ、趣味、嗜好を把握しておくのです。
 行事の流れは、全てオープンにして、ちょっとした変更でも、連絡でも、伝えておくと、うまくいきます。特に、お金のことや連絡など事務系は、パソコンをやったことのない方には、全く、見えません。「腰掛けて、汗も流さず、楽してる」と思われています。
 出来る限り、伝えて、見える化して「これだけ、手間がかかりますよ〜」とアピールしておくことが大切な時代なのかもしれません。
 
 今回は、おてらさん向けのものですが、仲間うちの旅行会、社員旅行などにも応用できると思います。自由につかってください。

最後まで、お読みいただきありがとうございました。