しごとをラクにするには
きょうから9月。きょうは、しごとのはなしをしましょう。
単純なモデルをかんがえましょう。
しごとの漠然とした量を�瑤箸靴泙后◀修里覆ǂ如〵ヽＥĄ∋毗嚇Ľ暴萢鈇垢襪任④襪發里鬢舛箸靴泙后〽尊櫃里靴瓦販未�xとします。x＝�堯檸繊◀靴瓦箸稜福海箸靴仁未楼貭蠅任△襪箸い♥魴錣里發箸任覆蕕弌▽舛涼佑ⅹ紊❹譴仂紊❹襪曚鼻⊆尊櫃里靴瓦販未聾困蠅泙后�
αが、キカイや人手や、達成された喜びに変われば、さらに効率化が進みます。αは努力次第で、いくらでも大きくなれる変数です。
しごとを増やさないためには、必ず、入口と出口を設けることです。換言すれば期限付きという条件をつけることです。
最初は１階の建物をつくろうとしていたのに、途中から、考えが変わって２階の建物にするとしたら、図面から、はなしをやり直すことになります。ところが、烏合の衆だけだと、真実を見ないで、「なんとかしろ」とか「根性がない」となってしまうから、きりがないくなるのです。
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しごとを減らすのなら、かわりに何かが、誰かがやるものをつくる。
そうじ、法事の前の椅子やテーブルの準備、撤収などは、スタッフに任せられます。予定管理はOUTLOOKが使えます。四十九日や年回忌法要の到来は、エクセルで自動計算表を作ってあります。
しごとを減らすには、代わりにできる方法をつくることです。マニュアル化された部分があれば、他の人に任せられるのです。しごとを覚えてくれた人たちから、さらに、別の人がしごとを覚えていくようします。
数値ですむことならば、キカイにまかせるのです。このためには、日頃、疑問に思っていることを大事にすることに尽きます。
「おかしいな」
「これ、本当に必要なことなのだろうか」
「もっと、楽な方法はないのかなぁ」
考えが、貯まったら、アイデアを、エクセルでまず、文章や数値に置き換えてみます。じぶんなりに、必要な道具をエクセルでデザインするのです。通知やごあんないのような、かんたんなモノから、エクセルで処理できるようにしていきます。
あいた力を、お経をやったり、淡々と作務をやったり、絵を描いたり、折衝をしたり、人の手でしかできないことにあてることができます。
こつこつやることから、逃げない！
いろんな会で、幹事みたいなことをずいぶんやってきました。引き継ぐとき、いつも思うこと。それは、「預かったデータは、膨大だが、本当にこれだけのファイルが必要なのだろうか」ってこと。
ある団体では、慣例として、名簿は、２年ごとの役員改選のたびに、印刷やさんに頼んで作成した名簿を会員に配布していました。引継ぎの箱には、判断に困るようなものがいっぱいです。
「入会、退会は常に対応したいし、５０歳から賛助会員へ自動的にシフトする方法はないのだろうか。」
そこで、印刷した名簿のスタイルで、エクセルで名簿の原稿を作ってしまうことにしたのです。
これを提案したら、多くの反応は、
「なんて無駄なことをするのだろう。いままでどおりでいいじゃないか」
でした。
私の考えは、違いました。
「一旦、データベースを作ってしまえば、変更があった場合、直していけばいい。」
「それは常に最新のデータとして生きる。」
「わざわざ２年ごとの改訂のときに、会員さんに一斉に、訂正確認はがきを送り、さらにレスを待つ作業は基本的にいらない。」
「印刷会社にまわしても、入力作業分がいらないので、経費を安く抑えることができる。」
「大変な作業だが一旦つくってしまえば、あとからいくらでも、使い勝手がよくなるはずだ」
と考えたのです。
頭とからだで覚えたとことは、何か次にやるときに、進化につながります。
10年前、いろんな団体に、「若いから・・・」という理由だけで、引っ張られて、総会に出されました。
レジュメや決算書をみて、
「エクセルってすごいんだ。ぼくには、こんな難しいことやれない・・・」
その程度でした。当時は、おてらでは、RUPOという東芝製のワープロ専用機を使っていました。
右も左もわからずに、ただ人がいいだけしか、とりえのないじぶんは、言われたままにいろんな団体に、顔を出すようになり、打ち込む作業から入りました。
やがて、WIN98を購入したものの、パソコン教室に通うお金もなく、いろいろと、お願いされたことを淡々とやっていただけでした。
その間、キカイはME,XPに変わりました。10年間の副産物として、いまでは、エクセルを道具にしています。現場でやってきたことなので、習ったものではありません。でも、苦労して学んだものは、忘れることがありません。
「こつこつやる作業は、無駄ではない」
経験から感じたことでした。
よく、「手伝ってやるよ」と何人もスタッフを確保する場合があります。スタッフを増やすことは、しごともまた増えることになります。頭かずが多ければ、しごとは減るのは、完全に単純な作業だけなのです。
基本的に、
「もし、これをひとりでやるしかないのなら、どうなるんだろう？」
から出発した方が、無駄が出ないようなことが経験則として感じています。それについては、また来月までにお話しましょう。
